Uma gestão de compras eficiente é mais do que apenas ter dinheiro para fazer uma reposição do estoque ou garantir a disponibilidade de insumos na empresa. Já faz um tempo que os empresários passaram a enxergar esse setor com outros olhos, entendendo seu valor estratégico dentro das corporações.

Assim, o gestor precisa deixar de ter os olhos focados apenas nos preços e pensar nos processos da empresa como um todo, a fim de garantir que a gestão de compras tenha um impacto positivo aos negócios.

Neste artigo, vamos apresentar a você não somente o conceito de gestão de compras, mas mostrar a importância dessa atividade e de que maneiras ela pode ser otimizada.

O que é gestão de compras?

A gestão de compras é uma atividade administrativa que tem por objetivo controlar a aquisição de matéria-prima para a produção (no caso do setor industrial) ou mercadorias para a revenda (no setor do varejo e em distribuidores). Além disso, outros itens precisam ser adquiridos para a própria manutenção e funcionamento da empresa, como materiais de limpeza, escritório, entre outros.

Esse processo de compras envolve diversas responsabilidades, muito mais complexas do que uma simples aquisição:

• avaliar a necessidade, a quantidade, a qualidade, o tempo e o lugar de entrega;
• escolher fornecedores adequados para o tempo de produto ou serviço desejado;
• fazer registros de todas as cotações;
• negociar os termos do contrato e condições da transação;
• projetar despesas com a estocagem;
• garantir um fluxo de mercadorias para venda ou insumos para a produção.

Qual a importância da gestão de compras?

O mercado mudou, e as empresas permitiram que o setor de compras assumisse um papel mais proativo na tomada de decisões. Os gestores descobriram que quando adquirem produtos com base em uma ampla pesquisa acerca da relação custo-benefício dos itens, o impacto na satisfação dos clientes é bem maior.

Se pensarmos, por exemplo, na indústria, a gestão de compras vai ser responsável por adquirir itens que vão compor o produto final, de modo que a qualidade e o preço do que é apresentado ao cliente estão diretamente relacionados à decisão do gestor de compras.

Assim, a gestão de compras consegue tomar decisões que garantem maior competitividade à empresa, elevando o potencial de ganhar mais em lucratividade.

Quais são os principais desafios para a área?

Uma vez que o setor de compras assume um papel mais estratégico, é preciso contratar profissionais com habilidades tanto técnicas, para avaliar custos e organizar os processos, quanto interpessoais, a fim de negociar e barganhar com fornecedores melhores preços e condições. Além disso, pode ser bem complicado:

• acompanhar com eficiência o fluxo de consumo para determinar o grau correto de reposição, sem perdas ou extravios;
• assumir uma ação estratégica, uma vez que o gestor pode ficar mergulhado em questões mais técnicas da sua atividade;
• reduzir custos em um mercado cada vez mais competitivo e em empresas ainda mais exigentes;
• manter um bom relacionamento com fornecedores.

Como evitar falhas na gestão de compras

Planeje as compras

O planejamento em compras envolve prever o que o negócio vai necessitar, tanto para abastecimento interno em termos de manutenção, quanto para a reposição de insumos e mercadorias para a venda. Para isso, todas as informações precisam ser centralizadas. Após isso, é necessário entender a demanda de cada item, levando em conta também a sazonalidade e a interferência que ela causa nos preços.

Equilibre as vendas e o estoque

O ciclo de compras exige que o gestor fique sempre atento ao que já existe no estoque e o comportamento de compras dos clientes, evitando que haja excessos ou desperdícios de mercadorias.

Busque parcerias estratégicas com fornecedores

Na relação com fornecedores, existem 3 pilares: preços, condições de entrega (prazo) e confiança. Por meio de orçamentos, é possível buscar melhores preços. Mas isso não é suficiente. As condições de pagamentos são importantes, além da qualidade do insumo. E não esqueça de barganhar. Essa relação é de ganha-ganha.

Como dominar a gestão de compras?

Para dominar a gestão, é preciso contar com as ferramentas certas. Afinal, sem elas, a gestão de compras vai ficar atolada com processos mecânicos. Por isso, use a tecnologia a favor do setor. Um sistema de gestão paro controle de compras, por exemplo, é capaz de automatizar muitas de suas responsabilidades, como:

• cadastro e gerenciamento de informações;
• controle de fornecedores;
• gestão de estoque;
• emissão de nota fiscal;
• importação de XML da nota de compra.

O software permite que o tráfego dos registros seja automatizado, reduzindo falhas e agilizando muitos processos relativa à gestão de compras. Com as tecnologias mais adequadas e aplicado as melhores práticas, é possível garantir uma atuação estratégica do setor.

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